बिल गेट्स के लिए एक उद्धरण है जिसे मैं हर समय सुनता हूं: “मैं एक कठिन काम करने के लिए एक आलसी व्यक्ति का चयन करता हूं; क्योंकि एक आलसी व्यक्ति को ऐसा करने का एक आसान तरीका मिल जाएगा। "मुझे यह पसंद है क्योंकि यह एक धारणा को पकड़ लेता है जो मुझे हमेशा सही लगता है: एक वाइस को एक गुण में बदलने का एक तरीका है। आलसी लोग चीजों को करने के आसान तरीके खोजने में सबसे अच्छे होते हैं। गन्दे लोगों के पास सबसे अच्छी सफाई के टिप्स होते हैं. और जो लोग अपने इनबॉक्स को प्रबंधित करने में स्वयं-भयंकर रूप से भयानक हैं, उन्हें ईमेल के माध्यम से संवाद करने के लिए सबसे अच्छी सलाह है।
मैंने आपको इसे साबित करने के लिए यहीं से इच्छी-धोबी ईमेलर्स से कुछ ठोस सलाह ली है। और हां, इनबॉक्स की सुरक्षा के लिए नामों को फिर से तैयार किया गया है।
"जब तक आपके पास बिल्कुल न हो, तब तक एक व्यक्ति को एक से अधिक ईमेल न भेजें। मुझे इसका जवाब देने की संभावना कम है क्योंकि मैं इंतजार कर रहा हूं (और उम्मीद कर रहा हूं) यह देखने के लिए कि क्या दूसरा व्यक्ति करता है। "
"मैंने अपने ईमेल में लोगों को बताना शुरू कर दिया है, यदि आप मेरे द्वारा [उचित तिथि] से नहीं सुनते हैं, तो कृपया मुझे उस सुबह बिल्कुल ऑल-कैप विषय पंक्ति के साथ nag करें।" एक बार जब वे जानते हैं कि मैं गंभीर हूं, मुझे लगता है कि नाग को अनुमति देने से चीजों को साथ रखने में मदद मिलती है, भले ही हममें से कोई एक गेंद को गिरा देता है। ”
“हेडर में कार्रवाई निर्देशों का उपयोग मुझे हर समय बचाता है। मूल रूप से, प्राप्तकर्ता और शीर्षक के साथ अपना ईमेल लिखें, फिर मुझे बताएं कि आपको क्या चाहिए। Numbers कार्रवाई की आवश्यकता: कुछ अगले वर्ष की संख्या, ‘या IEW समीक्षा के लिए: खाता XYZ का उपयोग, या Y जवाब आवश्यक: कल की बैठक, स्प्रेडशीट संलग्न। 'अगर मैं उन साहसिक कार्रवाई निर्देशों में से एक देखता हूं, जो आमतौर पर मैं इसे प्राथमिकता देता हूं, और अगर मैं प्रेषक हूं, तो मेरे पास बेहतर प्रतिक्रिया है मूल्यांकन करें।"
"जब ईमेल पर चूसने वाले लोगों के साथ काम करते हैं, तो मैं उन्हें उन प्रश्नों की सूची भेज देता हूं जिनकी मुझे जवाब देने के लिए आवश्यकता होती है।"
"ऑटो प्रतिक्रिया एक lifesaver है! मैं एक महिला शो कर रही हूं और स्पष्ट रूप से, मेरे इनबॉक्स के माध्यम से आने वाली हर चीज सर्वोच्च प्राथमिकता नहीं है। ”इस व्यस्त महिला के पास प्रत्येक ईमेल पर अपना व्यावसायिक खाता ऑटो-रिप्लाई है, संदेश जो ग्राहकों को पाठ या कॉल करने के लिए तत्काल अनुरोधों के साथ आमंत्रित करता है, और उसके उत्तर के लिए एक उम्मीद सेट करता है: “यदि आपको 48 घंटों के भीतर प्रतिक्रिया नहीं मिली है, तो कृपया अनुसरण करें यूपी।"
"लेबल एक चाहिए! मैं आसानी से उस तरह से सब कुछ के माध्यम से हल कर सकता हूं। मैं उन चीज़ों पर स्वचालित रूप से संग्रह (इनबॉक्स को छोड़ना) करने के लिए फ़िल्टर सेट करता हूं, जिन्हें तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए यह मेरे इनबॉक्स को प्रबंधनीय रखता है। "
“यदि ईमेल में समस्या से निपटने के लिए आपको दो से अधिक वाक्य लगते हैं, तो आप शायद फोन या व्यक्ति द्वारा बातचीत करने से बेहतर हैं। विषय रेखा में यथासंभव विस्तार रखें। ईमेल को आपकी दादी के कार्ड की तुलना में टेक्स्ट की तरह दिखना चाहिए। "
यदि विषय बदलता है, तो केवल उसी ईमेल थ्रेड का अनिश्चित काल तक उत्तर देना जारी न रखें। यह आमतौर पर सबसे अच्छा है कि या तो ईमेल की विषय पंक्ति को बदलें, या बेहतर अभी तक, एक नया ईमेल शुरू करें। जब आपको एक दिन में 100+ ईमेल मिलते हैं, तो आपको प्रतिक्रियाओं को प्राथमिकता देने में अच्छा होना चाहिए, इसलिए यदि मुझे पता नहीं है कि कोई ईमेल क्या है, या किसी पुराने विषय के बारे में सोचें, तो मुझे इसके तुरंत खुलने की संभावना कम है। और यह विशेष रूप से तब उपयोगी होता है जब आपको वापस जाने की आवश्यकता होती है और पुरानी ईमेल की खोज होती है यदि विषय पंक्ति ईमेल के मुख्य भाग से मेल खाती है। ”
यह काउंटर-सहज ज्ञान युक्त लगता है, लेकिन हमने जिन लोगों से पूछा, उनमें से कई ने कहा कि उनका स्मार्टफोन उन्हें ईमेल पर खराब करता है। "यह एक ऐसा नियम है जिसे मैं अपने लिए लागू करने के लिए वास्तव में कठिन प्रयास कर रहा हूं: जब तक आप ईमेल का जवाब देने के लिए उपलब्ध नहीं होते हैं, तब तक अपने ईमेल की जांच न करें। मैं कुछ ईमेल का जवाब देना भूल गया या अपनी प्रतिक्रिया देना बंद कर दिया क्योंकि मैंने इसे पढ़ा और फिर भूल गया कि मैंने कभी जवाब नहीं दिया। अगर मैं समय और मानसिक ऊर्जा का उस समय सही जवाब देने के लिए केवल जाँच करने के लिए वास्तव में कठिन प्रयास कर रहा हूँ। "
"मेरे पास मेरे दैनिक कैलेंडर में 'ईमेल' है और मैं उस समय तक इससे दूर रहने की कोशिश करता हूं और जब तक कि 30 मिनट खत्म नहीं हो जाते, मैं इसे बंद कर देता हूं।"
“मैं ईमेल पर चूसता हूं, लेकिन पांच साल पहले, जीमेल ने जादुई रूप से सब कुछ सीधे ट्रैश में भेजना शुरू कर दिया। मैं यह पता नहीं लगा सकता कि इसे कैसे फिर से जोड़ा जाए, और एक हफ्ते के लिए कुछ आधे-अधूरे प्रयासों के बाद, मुझे यह पसंद आया। अगर मैं इसे सहेजना चाहता हूं, तो मैं अपने कूड़ेदान से चीजों को अपने इनबॉक्स में स्थानांतरित करता हूं; बाकी सब कुछ हर महीने या कुछ और जादुई तरीके से डिलीट हो जाता है। ”
