जब आप अपने नए रिडिजाइन किए गए Gmail इनबॉक्स को नेविगेट करने की कोशिश में व्यस्त हैं, तो हमें एक आसान सुझाव देने की अनुमति दें जो आपकी व्यावसायिक संचार दक्षता को दस गुना बेहतर कर सके। मिक्स-एंड-मैच ईमेल लेबल के एक बेकर के दर्जनों के साथ रखने की कोशिश करना भूल जाओ। आप तीन एक्शन फोल्डर में आने वाले हर संदेश को प्रभावी ढंग से स्टैश कर सकते हैं। वे यहाँ हैं।
जाहिर है "कचरा" कचरा है और "स्पैम" स्पैम है। लेकिन हर दिन मिलने वाले अन्य 8,000 संदेशों के बारे में आपका क्या कहना है? उन्हें कहीं जाने की जरूरत है, है ना?
"बाद में"
आपने इसमें क्या डाला: उन ईमेलों की आवश्यकता होती है जिन्हें आप उस समय पूरा नहीं कर सकते। त्वरित 2 मिनट या उससे कम संदेश जवाब ASAP किया जाना चाहिए, लेकिन लंबी प्रतिक्रियाओं के साथ या जब तक आप अनुवर्ती कार्रवाई करने में सक्षम न हों, तब तक आप इस कार्रवाई को पूरा करने के लिए कह सकते हैं बाद में।
आप इसके साथ क्या करते हैं: याद रखें, बाद में इसका मतलब है बाद में; यदि आप इस फ़ोल्डर के साथ नहीं रहते हैं तो यह पूरी प्रणाली विफल हो जाती है। जब भी आपके पास पूरे दिन के लिए 20 मिनट का समय हो, अपने "बाद में" लेबल के साथ जांच करें और उन कार्यों और उत्तरों पर अमल करें, जिन्हें आपने बंद कर दिया है।
"पकड़"
आपने इसमें क्या डाला: उपयोगिता की एक संकीर्ण खिड़की के साथ संदेश और धागे। चल रही परियोजनाओं पर सहकर्मियों के थ्रेड्स को यहां फेंक दिया जा सकता है, जैसा कि पुष्टिकरण नंबर या ट्रैकिंग कोड के साथ ईमेल कर सकते हैं।
आप इसके साथ क्या करते हैं: आप यहाँ धागे फेंक रहे हैं क्योंकि आपको कम से कम थोड़ी देर के लिए उनके लिए आसान पहुँच की आवश्यकता होगी, इसलिए आप अपनी ज़रूरत की जानकारी ढूंढने के लिए यहाँ जा सकते हैं। लेकिन आपको इसे नियमित रूप से साफ करने की आवश्यकता है - शायद सप्ताह में एक बार या फिर - केवल सब कुछ ताजा और अपवित्र रखें। संदेश "होल्ड" फ़ोल्डर से "ट्रैश" या इस अगले विकल्प में ले जाते हैं ...
"पुरालेख"
आपने इसमें क्या डाला: यह आपकी दीर्घकालिक ईमेल लाइब्रेरी है। अगर किसी ईमेल में आप कुछ हैं जानना आपको बाद में लाइन के नीचे आने की आवश्यकता होगी - जैसे आपका वेब फोरम लॉगिन जानकारी या लंबे समय से भरे प्रोजेक्ट से अंतिम फाइलें- बाद के संदर्भ के लिए इसे यहां ढेर कर दें।
आप इसके साथ क्या करते हैं: इसे अकेले छोड़ दें... जब तक आपको कुछ की आवश्यकता न हो। फिर, अपने ईमेल क्लाइंट के सर्च फंक्शन का उपयोग करके अपने आर्काइव लिबेररी से मैसेजेस खींचे और वह जानकारी प्राप्त करें जिसकी आपको तुरंत आवश्यकता है।