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यदि कागजी कार्रवाई की बहुत धारणा आपको ठंडे पसीने में बदल देती है, तो संभावना है कि आप अधिक हैं 'इसे एक दराज में बंद करो और इसके बारे में भूल जाओ' प्रकार के व्यक्ति की तुलना में 'इसके साथ तुरंत और फ़ाइल करें' व्यक्ति।
चिंता न करें - हम में से अधिकांश कागजी कार्रवाई-डराने वाले समूह में आते हैं - लेकिन जैसा कि हम सभी जानते हैं, मेल के उस प्रवाह से निपटने या इसे कुशलता से संग्रहीत करने में विफल होने से भविष्य में केवल तनाव होगा।
इसलिए हमने विक्की सिल्वरथॉर्न से पूछा, एक पेशेवर आयोजक, हमारे साथ उसके मूर्ख-प्रूफ कागजी कार्रवाई को साझा करने के लिए।
यहां बताया गया है कि कैसे संगठित हों और फिर कभी कागजी कार्रवाई से अभिभूत न हों ...
आपको चाहिये होगा
क्या करें
चरण 1: एक साथ प्रत्येक स्क्रैप इकट्ठा करें कागजी कार्रवाई घर से, दस्तावेजों से आप पहले से ही नए अक्षरों से दूर हो गए हैं जो सिर्फ डॉरमेट पर बंद हो गए हैं।
चरण 2: एक बड़ी जगह को साफ़ करें - शायद डाइनिंग टेबल, या फर्श पर जगह जहाँ आप बिना परेशान हुए कागज के ढेर लगा सकते हैं।
चरण 3: फर्श पर श्रेणियों में आपके पास कागजी कार्रवाई के सभी टुकड़ों को क्रमबद्ध करने के लिए शुरू करें। इस बिंदु पर दिनांक क्रम में सामग्री या उन्हें क्रमबद्ध करने से उन्हें हलका न करें; अभी के लिए आप हर चीज को साफ-सुथरे ढेर (जैसे 'मेडिकल', 'बिल', 'रसीद' वगैरह) में वर्गीकृत कर रहे हैं।
चरण 4: अब यह प्रत्येक ढेर के माध्यम से काम करने का समय है। किसी भी चीज़ से छुटकारा पा सकते हैं पुनर्नवीनीकरण या कटा हुआ, और 'कार्रवाई' की जरूरत है कि किसी भी आइटम बाहर खींच। अंत तक आपको (उम्मीद है) बहुत छोटा ढेर होना चाहिए।
चरण 5: कुछ भी रखो जिसे पत्र ट्रे में कार्रवाई करने की आवश्यकता है, जो फाइलिंग कैबिनेट के शीर्ष पर बैठेगा। जब भी आपके पास भविष्य में आधे घंटे का समय हो, तो आप इस ट्रे में आ सकते हैं और इसके माध्यम से काम करना शुरू कर सकते हैं।
चरण 6: शेष कागजात को क्रम में क्रमबद्ध करें, और उन्हें फाइलिंग कैबिनेट में दराज में से एक में रखें। फाइलिंग कैबिनेट के मोर्चे पर उस दराज की सामग्री को स्पष्ट रूप से लेबल करें।
अब आपके पास कागजी कार्रवाई के लिए एक बहुत ही स्पष्ट प्रणाली है क्योंकि यह आपके घर में प्रवेश करती है। यह या तो सीधे सही दराज में दर्ज हो जाता है, या 'कार्रवाई' ट्रे में चला जाता है। एक बार जब एक ड्रॉअर पूर्ण होना शुरू हो जाता है, तो ड्रॉअर के नीचे जाएं (जहां सबसे पुराने दस्तावेज हैं) और समीक्षा करें कि क्या आपको अभी भी उनकी आवश्यकता है।
यदि कोई दस्तावेज है जो आपको लगता है कि आपको वास्तव में पकड़ना चाहिए (एक त्वरित Google को इसके साथ मदद करनी चाहिए) तो आप पुराने कागजी कार्रवाई के लिए एक संग्रह बॉक्स रखने पर विचार कर सकते हैं, जो आप एक मचान में रख सकते हैं या अलमारी।
उत्तम सुझाव
- इस बारे में यथार्थवादी बनें कि यह आपको कितना समय लगेगा। यदि आपके पास कागजी कार्रवाई का एक बड़ा ढेर है, तो सब कुछ छांटने में कई दिनों तक कई सत्र लग सकते हैं। यह बहुत बेहतर है कि आप अपना समय लें और बस घबराहट करने के लिए ब्रेक लें और छोड़ दें क्योंकि आप एक ही बार में बहुत कुछ करने का प्रयास करते हैं।
- आदर्श रूप से, अपनी कागजी कार्रवाई को हल करने के लिए एक अनछुए क्षेत्र को अलग रखें, ताकि जरूरत पड़ने पर आप एक विराम ले सकें और सब कुछ चले बिना वापस आ सकें। एक भोजन कक्ष की मेज महान है, उदाहरण के लिए।
- रंग कोडिंग या उपश्रेणियों को जोड़कर सिस्टम को अधिक जटिल न करें। यह सब बहुत याद करने के लिए मिल जाएगा।
- याद रखें कि यदि आप पासपोर्ट, अतिरिक्त कुंजियों के लिए एक दराज आवंटित करना चाहते हैं, और इसके बाद सुरक्षा उद्देश्यों के लिए लॉक करने योग्य दराज में निवेश करने योग्य है।
- अगर आपके पास जगह है, तो ड्रार्स खरीदने से पहले सभी पेपरवर्क को हल करने तक इंतजार करें। इस तरह से आप जानते हैं कि किस आकार के फाइलिंग कैबिनेट को खरीदना है (यदि आवश्यक हो तो आप एक से अधिक खरीद सकते हैं!)
से: अच्छा हाउसकीपिंग ब्रिटेन
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